Email rất khác kể từ khi gen Z đi làm

Gen Z đã quen với các công cụ nhắn tin nhanh nên đôi khi hơi áp lực vì phải xử lý email. Ảnh: Adobestock.

Gen Z phát mệt khi phải trao đổi công việc qua email.

Những người lao động sinh từ năm 1997 trở đi gia nhập lực lượng lao động trong kỷ nguyên kỹ thuật số nên đã quen với sự thuận tiện của các nền tảng nhắn tin nhanh.

Năm 2020, công ty tư vấn Creative Strategies thực hiện khảo sát với lao động gen Z và yêu cầu họ sắp xếp mức độ yêu thích của các công cụ làm việc. Kết quả, Gmail chỉ xếp thứ 4, sau Google Docs, Zoom và iMessage.

Nhìn chung, nhiều gen Z chỉ thích ứng dụng nhắn tin nhanh và thấy mệt mỏi với hộp thư đến.

Mới đây, vào năm 2024, nền tảng học ngôn ngữ Babbel thực hiện một khảo sát với hơn 2.000 lao động tại Mỹ.

Phần lớn lao động gen Z chia sẻ họ căng thẳng khi nhận email công việc và 36% gen Z nói họ có hơn 1.000 email chưa đọc.

Gen Z không ngại dùng từ lóng, biểu tượng cảm xúc khi viết email. Ảnh: Adobestock.

Meme cũng được đưa vào email

Hiện nay, một số nhân viên gen Z cố gắng làm cho email bớt trang trọng hơn. Họ sẵn sàng sử dụng meme, biểu tượng cảm xúc, từ lóng và từ viết tắt vào trong email - giống với cách họ nhắn tin trên các ứng dụng khác.

Cách ký tên dưới mỗi email cũng có sự thay đổi. Thay vì dùng "Best regards", "Sincerely", "Warm regards"... như thế hệ trước, nhiều bạn trẻ lại kết thúc email bằng "Bless up", "Another day, another slay" hay "Lukewarm regard".

Thảo luận về chủ đề này, bà Liz Giorgi, CEO của một nền tảng thương mại điện tử ở Mỹ, nói rằng bà khá bất ngờ với cách phản hồi email của nhân viên gen Z.

Ví dụ, khi bà gửi email giao việc cho nhân viên gen Z, người đó trả lời rằng "Này sếp, mình làm thôi".

"Nhiều lần, tôi đã có suy nghĩ 'mình có nên thuê người này không'. Nhưng giờ nhìn lại, tôi nhận ra gen Z thích thể hiện cảm xúc với người khác và vào những khoảnh khắc đó, họ rất phấn khích", nữ CEO nói với tờ Fast Company.

Tự nhận mình là gen Y lớn tuổi, bà Giorgi nhận định các công cụ làm việc ảo đã làm tăng lượng tin nhắn, email mà người lao động nhận được mỗi ngày. Lượng lớn tin nhắn đó cũng tác động đến thói quen gửi email của gen Z.

Đối với những công ty hướng đến việc tuyển dụng lao động gen Z, những email bớt sự trân trọng không chỉ xuất hiện trong quy trình làm việc nội bộ, mà còn ngập tràn trong các bản tin và email gửi đến khách hàng.

Celine Chai, nhà sáng lập công ty sáng tạo NinetyEight, nói rằng nhân viên của công ty ông được sử dụng biểu tượng cảm xúc trong email vì nó có thể nói lên nhiều điều mà lời nói thuần túy không thể diễn tả được.

Tinh thần thoải mái khi viết email thậm chí lan tỏa đến việc sử dụng dấu câu. Chai cho biết đôi khi anh thích nhận email có nhiều dấu chấm than từ khách hàng. "Đó là một điều rất đặc trưng của gen Z, kiểu như 'cảm ơn!!!!'", Chai nói.

Gen Z có thể viết email theo lối ít trang trọng hơn, nhưng vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng. Ảnh: Pexels.

Gen Z thiếu chuyên nghiệp?

Khi gen Z viết email theo phong cách mới, một số người cho rằng những lao động trẻ tuổi này thiếu sự chuyên nghiệp và có thể gây trở ngại cho công việc.

Tuy nhiên, các chuyên gia cho rằng điều này không hẳn là đúng vì chìa khóa cho vấn đề là sử dụng từ lóng, biểu tượng cảm xúc đúng tình huống, đúng đối tượng. Nên nhìn chung, gen Z viết email ít trang trọng không có nghĩa là họ làm việc thiếu chuyên nghiệp.

Hiện nay, một số công ty cũng hướng đến việc tạo sự thoải mái ở môi trường làm việc. Ví dụ cách ăn mặc, nhiều công ty bắt đầu giảm bớt quy định về trang phục và Gallup ước tính chỉ có khoảng 3% nhân viên tại Mỹ cho biết họ phải mặc đồ công sở đến công ty.

Fast Company dự đoán sự thay đổi văn hóa công sở này có thể xảy ra với cách sử dụng email.

Nhân sự có thể tạo cảm giác gần gũi hơn khi viết email, nhưng cũng cần thận trọng trong một số trường hợp. Bà Kate Walker, chuyên gia tư vấn nhân sự tại Mỹ, nhấn mạnh rằng điều quan trọng là phải xem xét mục tiêu chính của email: Giao tiếp hiệu quả.

Nữ chuyên gia từng nhận được email toàn chữ viết tắt, đến mức bà không thể đọc hiểu. Bà Walker có thể chấp nhận một email ít trang trọng, nhưng vẫn cần rõ ràng để hiểu đối phương muốn truyền tải điều gì.

Ngoài ra, bà Walker nhấn mạnh một điều rằng email có khả năng lưu trữ rất lâu nên các nhân sự cũng cần thận trọng khi gửi email để tránh gây ra những tình huống khó xử sau này.

"Tôi lấy ví dụ công ty gặp vấn đề pháp lý và yêu cầu tài liệu. Bạn đang ở trong phòng xử án, rồi email ngập tràn từ lóng và biểu tượng cảm xúc hiện lên. Tôi e rằng đó không phải hình ảnh phù hợp", chuyên gia nói.